15/11/2022
Como preparar un evento: 5 pasos para preparar un evento de éxito
Los eventos en un entorno corporativo o de negocios a menudo se organizan para comunicar la estrategia de la empresa, cambiar el comportamiento interno del negocio, lanzar un producto o servicio, motivar, capacitar o recompensar al personal, o influir en el comportamiento externo de los clientes hacia la marca.
Sin embargo, la planificación de eventos corporativos va más allá de la planificación de reuniones. Deberás incluir, depende del caso, hospitalidad corporativa, entretenimiento para clientes, convenciones, exhibiciones, programas de incentivo, trabajo en equipo, eventos motivadores, etc.
Aquí está todo lo que necesita saber:
El presupuesto
La cantidad de presupuesto disponible puede afectar todos los aspectos de la planificación de eventos corporativos, desde la elección del lugar y los oradores hasta los niveles de catering, entretenimiento, tecnología y personal.
Decide si tu presupuesto solo incluye gastos o podrá complementarlo con ingresos de expositores, patrocinadores u otras formas de ingresos externos.
Objetivo del evento
¿Cuál es el objetivo del evento?' Esta debe ser la primera pregunta que hagas cuando planificas un evento corporativo. Al obtener una comprensión profunda de lo que deben recibir las partes interesadas, te permitirá planificar de manera más efectiva y comunicar tus ideas en un idioma que tu público entienda.
Una vez que haya entendido si el objetivo del evento es, por ejemplo, crear conciencia de marca o comunicar la estrategia comercial, debes establecer las métricas correctas para realizar un seguimiento de los resultados.
Selección del lugar
Los objetivos del evento también pueden determinar la elección del lugar. Si las partes interesadas buscan dejar una impresión duradera en clientes valiosos o potenciales, por ejemplo, el lugar deberá ofrecer una experiencia memorable.
Otros factores que influyen en la elección del lugar incluyen el presupuesto, la capacidad, la ubicación, la disponibilidad y la logística.
Tener una comprensión clara de los requisitos de estos eventos te permitirá preseleccionar una serie de lugares, enviar solicitudes de propuestas escritas y organizar visitas al sitio.
Promoción del evento
Al crear una campaña de marketing en torno a tu evento, los asistentes y las partes interesadas se sentirán más comprometidos e involucrados. También te permitirá comunicar instrucciones y anuncios clave para que la audiencia sepa muy bien a qué va.
Los procesos de marketing de eventos incluyen correos electrónicos, redes sociales y un sitio web de la marca.
La presentación o ponencia
Atrapa a los invitados con una presentación novedosa y dirigida a sus necesidades.
Las expectativas de los asistentes difieren según su personalidad, edad y región.
Por ejemplo, las expectativas del evento para un Millennial de la costa podrían ser completamente diferentes a las de un Baby Boomer de Bogotá.
Si tu evento corporativo no puede generar interés, afectará la capacidad de los asistentes para retener información que quieres hacerles llegar.
Los cuatro grandes tipos de participación de los asistentes
1) Comprometerse con el contenido: Esto significa brindar a los asistentes las sesiones, exhibiciones y otras actividades adecuadas para maximizar el aprendizaje y el valor de su asistencia.
2) Comprometerse unos con otros: para muchos, la creación de redes es la razón principal para asistir a un evento. Al crear oportunidades para establecer contactos, ya sea cara a cara o virtual, uno a uno o en grupos, los planificadores pueden fomentar y facilitar el establecimiento de contactos y crear una experiencia más valiosa para los asistentes.
3) Comprometerse con patrocinadores: si ha vendido patrocinio en su evento, los clientes que pagan buscarán conexiones reales con el tipo de asistente adecuado, en lugar de solo señalización.
4) Comprometerse con usted: la comunicación es una calle de doble sentido y, como organizador del evento, debe comunicarse de manera efectiva con sus asistentes, ya sea con fines promocionales, consultivos o logísticos.
